Il Workplace Summit si è tenuto nel Campus Tecnologico di Brunello, a Varese, riunendo più di 400 decision maker aziendali. L’incontro ha messo in luce come la rapidissima evoluzione di dispositivi, applicazioni cloud e servizi SaaS stia creando una complessità gestionale difficile da tenere sotto controllo. Quando la tecnologia si espande più velocemente della capacità di governarla, le imprese finiscono per perdire visibilità su investimenti, utilizzi e costi, un fenomeno definito “paradosso del workplace”.
Durante la seconda edizione del summit, i relatori hanno illustrato dati concreti: una postazione di lavoro, includendo hardware, software e licenze, costa tra i 2.000 e i 3.000 euro all’anno per utente. Eliminando duplicazioni e sprechi, è possibile ottenere un efficientamento fino al 30%. Inoltre, ciascun dipendente perde in media 12 giorni di produttività annua a causa di software ridondanti o malfunzionanti.
Il paradosso del workplace al centro del dibattito
Andrea Fiori, responsabile Workplace & IT Delivery di Elmec Informatica, ha spiegato che il problema nasce quando gli acquisti tecnologici superano la capacità del reparto IT di gestirli. “Le aziende investono cifre importanti in dispositivi, software e servizi, ma spesso perdono la traccia di cosa è stato acquistato e di come viene realmente utilizzato”, ha affermato. La perdita di controllo, secondo Fiori, si traduce automaticamente in impatti negativi sul business, poiché costi nascosti erodono la redditività.
Costi delle postazioni e margini di miglioramento
Le analisi condotte sugli interventi presso i clienti di Elmec hanno evidenziato che i costi annuali per postazione variano tra 2.000 e 3.000 euro, ma che una gestione più oculata delle risorse consente di risparmiare fino a 900 euro per utente. Il risparmio deriva soprattutto dall’eliminazione di licenze inutilizzate, dalla consolidazione di piattaforme duplicate e dalla riduzione delle ore di inattività dovute a malfunzionamenti software.
MyElmec 2.0: dalla visibilità all’azione
La piattaforma MyElmec è stata presentata nella sua versione più evoluta, pensata per contrastare la proliferazione incontrollata di tecnologie aziendali. Il nuovo portale centralizza in un unico cruscotto informazioni su dispositivi, servizi, licenze e costi, permettendo all’IT manager di avere una panoramica in tempo reale. Grazie a questa visibilità, è possibile identificare rapidamente duplicazioni, licenze orfane o hardware obsoleto, intervenendo con decisioni basate su dati concreti.
Un elemento chiave è il software asset management MyElmec confronta le licenze attive con l’effettivo utilizzo e con il ruolo degli utenti, rivelando piani premium utilizzati solo per funzionalità di base o account ancora attivi dopo la partenza di dipendenti. Secondo il monitoraggio di Cledara, in Europa il 65 % del software risulta inutilizzato o sotto-utilizzato; Elmec ha quindi implementato un assessment interno per eliminare questi sprechi.
Device as a Service e intelligenza artificiale al servizio del workplace
Il modello Device as a Service (DaaS) proposto da Elmec mira a trasformare la postazione da voce di costo difficile da tracciare a leva di efficienza misurabile. Con canoni bloccati per più anni, le aziende si proteggono dalle fluttuazioni di prezzo dei componenti e garantiscono consegne rapide grazie al magazzino proprietario di Elmec. Il DaaS coinvolge non solo l’IT manager, ma anche Risorse Umane, Direzione Finanziaria e Ufficio Acquisti, creando un approccio cross-funzionale alla gestione delle risorse.
Tra le novità più interessanti c’è l’uso dell’intelligenza artificiale per ottimizzare i processi di supporto. Elmec ha sviluppato un chatbot di assistenza, alimentato dalla propria documentazione interna, capace di rispondere immediatamente a richieste comuni (VPN, stampanti, password, accesso a applicazioni) senza aprire ticket. Questo strumento, inizialmente destinato ai dipendenti, è ora disponibile anche per i clienti, contribuendo a restituire tempo di lavoro alle persone.
Digital Employee Experience e nuovi indicatori di performance
La Digital Employee Experience (DEX) è diventata il nuovo metro di valutazione dell’IT. Oltre ai tradizionali SLA, Elmec introduce gli Experience Level Agreement (XLA) indicatori basati sull’esperienza reale degli utenti. Analizzando le prestazioni dei dispositivi in base alle attività specifiche, l’azienda è in grado di sostituire hardware solo dove necessario, ottenendo riduzioni significative dei tempi di log-on (da 8-10 secondi a 2 secondi) e una diminuzione del 75 % dei tempi di attesa.
Infine, la società ha annunciato l’introduzione di soluzioni di sicurezza “dietro le quinte”, come il Mobile Application Management (MAM), che protegge i dati aziendali nelle app mobili senza impedire la produttività quotidiana. La strategia complessiva punta a trasformare la gestione delle postazioni da attività operativa dispendiosa a un driver di valore strategico per il business.
